全栈工程师?
嗯.....目前并不是!

SaaS | 在PMP知識體系下,看這30個項目管理流程

本文筆者將結合PMP知識體系,與大家談談自己關於SaaS行業的項目管理流程的理解。

筆者從事SaaS行業產品經理的工作兩年有餘,也參與了幾個企業級項目的項目管理過程。

為了進一步加深對項目管理的理解,我學習了PMP的知識理論體系,並通過考試考取了PMP項目管理資質證書。今天結合PMP的知識體系,談談SaaS行業的項目管理流程。

理論基礎

在PMP的理論體系中,項目管理包含五大過程組:啟動→規劃→執行→監控→收尾。

十大知識領域:項目整合管理、項目範圍管理、項目進度管理、項目成本管理、項目質量管理、項目資源管理、項目溝通管理、項目風險管理、項目採購管理和項目相關方管理。

這五大過程組和十大知識領域,交叉形成了49個過程組。

下圖來源為PMBOK第6版:

不同行業的不同項目,並不是採用所有的知識領域和過程組。實際項目管理過程中,是根據項目需要,裁剪使用其中一部分的知識領域和過程組。

下面以我所在的SaaS行業為例,進行項目管理過程的闡述。

一、啟動階段

啟動是定義一個新項目或現有項目的一個新階段,授權開始該項目或階段的過程。

SaaS行業啟動階段一般包含以下2個過程:

1. 制定項目章程

制定項目章程主要是作為正式批准項目的依據,並且授權該項目負責的項目經理。SaaS行業項目目標一般是在客戶公司上線我方公司的產品系統,因此項目經理主要職責是協調客戶公司的項目需求及我方公司的資源。

2. 識別相關方

SaaS行業的相關方主要包括客戶公司的領導、對接人和產品系統使用人員,我方公司的項目經理、實施顧問、產品經理、UI、開發和測試,以及可能涉及的第三方供應商,比如:其他公司的軟件或硬件對接人員。相關方的人員姓名和聯繫方式,可以記錄到相關方登記冊中,方便項目過程中的溝通。

完成項目章程的制定和相關方的識別後,需要將所有相關方聚在一起,召開項目啟動會議。會議結束后,項目進入規劃階段。

二、規劃階段

規劃是明確項目範圍,優化目標,為實現目標制定行動方案的過程。

SaaS行業規劃階段一般包含以下9個過程:

1. 制定項目管理計劃

項目管理計劃包含範圍管理計劃、進度管理計劃、溝通管理計劃、風險管理計劃、相關方管理計劃等。管理計劃為後續的所有項目工作提供參考,當客戶公司與我方公司有爭議點時,可查閱相關的管理計劃。

2. 收集需求

收集需求需要到客戶公司,對相關人員進行調研並記錄原始需求。這個過程要產出詳細的需求調研記錄。

3. 定義範圍

與客戶公司溝通,確定本期項目的項目邊界和驗收標準,比如:本期要完成xx功能的開發,在xx部門上線xx功能模塊的使用等。

4. 創建WBS

WBS是把項目工作拆分成較小的更容易管理的組成部分,在SaaS行業里,比如:把上線協同辦公模塊,可以拆分成上線考勤功能、上線報銷功能、上線內部通訊功能等。

5. 定義活動

在SaaS行業中是把上面拆分完的功能進行具體開發工作的定義,比如:考勤功能的活動定義為移動端的打卡界面、後台打卡數據的保存和同步、考勤報表的統計和展示等。

6. 排列活動順序

這個是對定義的活動進行排序,比如:考勤功能的打卡前端界面和後台數據保存接口可以同步進行,然後下一步活動是前後台的聯調,再是考勤報表的數據統計等。

7. 估算活動持續時間

對上面定義的活動進行持續時間估算,也就是我們常說的開發量評估,比如:估算打卡界面的設計需要xx人天,後台接口的開發需要xx人天等。

8. 制定進度計劃

根據活動順序、持續時間的評估以及投入的開發資源,以及前期的需求編寫時間、UI設計時間和後期的測試時間,我們可以制定進度計劃,設定計劃時間點和里程碑。

比如:4月1號進行考勤功能的試運行,5月5號進行報銷功能的試運行,6月10號在客戶公司全面上線系統。

9. 識別風險

在項目規劃階段,要識別本項目可能存在的風險。

SaaS行業一般的風險是延期風險和客戶方的配合風險。針對可能存在的風險,制定風險管理計劃進行應對,常見的應對策略比如加班趕工、客戶方公司政策或高層的驅動等。

當規劃階段9個流程結束后,項目進入執行階段。

三、執行階段

執行是完成項目管理計劃中確定的工作,以滿足項目要求的過程。

SaaS行業執行階段一般包含以下8個過程:

1. 獲取資源

SaaS行業獲取的項目資源主要是項目的團隊成員,包括參與本項目的實施顧問、產品經理、開發、UI設計、測試等。

2. 管理團隊

獲取項目成員,組建完團隊后,需要對團隊成員的工作表現進行管理。當團隊成員有變更,有老成員離開本項目或者有新成員加入時,需要重新分配團隊成員的工作職責,比如老成員負責開發的功能模塊由新成員接手。

3、指導與管理項目工作

這個是指為實現項目目標而進行的工作,比如:分配的開發任務或測試任務等。

當項目有已批准變更,自己所負責的工作也有所變更,比如考勤報表統計的展示由移動端顯示變更為Web端,那麼負責考勤報表開發的人員,工作職責也會變更為從移動端考勤報表開發變更為Web端考勤報表開發。

4、管理溝通

SaaS行業項目的溝通主要是保持項目信息在項目相關方之間的一致,避免信息不對稱。所以當項目有變更時,需要以郵件或其他書面形式通知到相關方,並確認相關方已了解相關變更信息。

5、管理相關方參與

在項目執行過程中,需要與相關方進行溝通協作,促進相關方參與本項目。比如:與客戶公司的人員溝通,讓其試用部分已完成功能,並反饋試用過程發現的問題。

6、實施風險應對

前面規劃階段有提到,SaaS行業主要風險是延期風險和客戶配合風險,延期風險一般是用加班趕工進行應對,客戶配合風險一般是用客戶公司的政策或高層進行驅動。

7、管理質量

SaaS行業的項目質量主要是指:產品質量——即產品實現的匹配程度和系統bug的數量等。需要提高產品匹配程度和系統穩定性。

8、管理項目知識

每個項目都有可借鑒的經驗和教訓,在項目執行過程中,可以參考過往類似項目的經驗教訓,也需要把本項目的經驗和教訓更新到我方公司的經驗教訓登記冊中。

執行階段和監控過程密不可分,在執行階段需要監控,監控的結果又會反過來促進執行階段的完善。下面介紹一下SaaS行業的監控階段。

四、監控階段

監控是跟蹤、審查和調整項目進展與績效,識別必要的計劃變更並啟動相應變更的過程。

SaaS行業監控階段一般包含以下10個過程:

1. 監控項目工作

需要跟蹤整體項目進展,並向客戶公司和我方公司的相關方報告進展情況,並預測未來的進展能否符合項目計劃。

2. 控制範圍

監督項目範圍邊界,如果有超出本期項目範圍邊界的內容,需要提出項目範圍的變更請求。

3. 控制進度

監督項目進度狀況,如果有超出進度計劃的內容,需要提出項目進度的變更請求。

4. 控制質量

監督項目質量標準,如果有超出質量標準的內容,需要提出項目質量的變更請求。

5. 控制資源

監督資源分配情況,如果有資源變動,需要提出資源的變更請求。

6. 監督溝通

監督客戶公司與我方公司之間的信息溝通情況,如果有溝通需求的變動,需要提出溝通的變更請求。

7. 監督相關方參與

監督項目的相關方參與情況,如果相關方參與程度出現問題,需要提出相關方的變更請求。

8. 監督風險

監督項目可能出現的風險,如果發現風險,需要提出對應的變更請求。

9. 實施整體變更控制

以上範圍、進度、質量、資源、溝通、相關方的變更請求提出后,需要對變更請求進行審查。

在SaaS行業中,由客戶公司和我方公司召開項目變更會議,評估變更請求的緊急程度和帶來的影響。如果變更請求未被批准,則通知變更請求的提出方審查結果。如果變更請求被批准,則需要重新修訂項目管理計劃和項目文件,並將變更結果以書面形式比如變更郵件,通知到項目的所有相關方。

10. 確認範圍

當項目可交付成果完成,比如功能模塊開發完成並上線運行一段時間后,客戶方滿意驗收成果,則由客戶方簽字驗收本期項目。

客戶方對交付成果進行確認驗收之後,項目進入收尾階段。

五、收尾階段

收尾是正式完成或結束項目、階段或合同的所有活動的過程。

SaaS行業收尾階段包含這個過程:

結束項目與階段:

SaaS行業的項目收尾,需要對本期項目的相關文件如項目管理計劃、需求文檔和經驗教訓登記冊等進行存檔,並編寫項目總結報告。

召開項目總結會議或慶功會後,釋放本期項目佔用的團隊成員,團隊成員會重新進入新的項目中。將項目移交給售後運營團隊,由他們跟進該項目的後期問題反饋。

以上是我總結的SaaS行業一般涉及的30個項目管理流程。如果大家有不同的意見或建議,歡迎進行評論和交流。

 

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文章名称:《SaaS | 在PMP知識體系下,看這30個項目管理流程》
文章链接:https://www.pmbear.com/archives/9409
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